Komunikasi Bisnis

Menurut William C. Himstreet dan Wayne Murlin baty dalam Business Communications: Principles and Methods, Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu system yang biasa (lazim) baik dengan symbol – symbol, sinyal – sinyal, maupun perilaku atau tindakan. Paling tidak melibatkan dua orang atau lebih dengan menggunakan cara – cara berkomunikasi yang biasa dilakukan oleh seseorang seperti lisan, tulisan, maupun sinyal – sinyal nonverbal.
Komunikasi bisnis adalah : komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis, yang mencakup komunikasi verbal dan nonverbal.
Menurut buku komunikasi bisnis dan professional karangan Dan B. Curtis, James J. Floyd, dan Jerry L. winsor, salah satu tujuan komunikasi adalah memberikan informasi kepada para klien, kolega, bawahan, dan penyelia (supervisor). Sedangkan tujuan lainnya adalah diberi informasi.
Unsur komunikasi :
1. Kegiatan untuk menjadikan seseorang mengerti
2. Sarana pengendalian informasi
3. System terjalinnya komuniaksi diantara individu
Menurut Raymond V.Lesikar, yang mempengaruhi efektifitas komunikasi adalah :
a. Jalur komunikasi jarak
Komunikasi
b. Struktur wewenang diskusi antara atasan dengan bawahan terbatas
c. Spesialisasi jabatan
d. Pemilikan informasi

Pada dasarnya ada dua bentuk dasar komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia bisnis, yaitu komunikasi verbal dan nonverbal. Masing – masing bentuk komunikasi tersebut dapat dijelaskan secara singkat sebagai berikut:
1. Komunikasi Verbal
Merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan untuk menyampaikan pesan – pesan bisnis kepada pihak lain melalui tulisan maupun lisan. Bentuk komunikasi ini memiliki strukrur yang teratur dan terorganisasi dengan baik.
Dalam dunia bisnis dapat dijumpai berbagai macam contoh komunikasi verbal, misalnya:
 Membuat dan mengirim surat teguran kepada nasabah yang menunggak pembayarannya.
 Membuat dan mengirim surat penawaran harga barang kepada pihak lain.
 Membuat dan mengirim surat konfirmasi barang kepada pelanggan.
 Membuat dan mengirim surat pemesanan barang (order) kepada pihak lain.
 Membuat dan mengirim surat aduan (claim) kepada pihak lain.
 Membuat dan mengirim surat permintaan barang kepada pihak lain.
 Membuat dan mengirim surat penolakan kerja.
 Membuat dan mengirim surat kontrak kerja kepada pihak lain.
 Member informasi kepada pelanggan yang meminta informasi tentang produk – produk baru.
 Berdiskusi dalam suatu tim kerja (teamwork).
 Melakukan wawancara kerja dengan para pelamar kerja di suatu perusahaan.
 Mengadakan briefing dengan staf karyawan.
 Mengadakan pelatihan manajemen kepada para manajer operasional / lini bawah.
 Melakkan presentasi proposal pengembangan perusahaan di hadapan tim penguji.
 Melakukan teleconference dengan pihak lain.
Dalam dunia bisnis, seseorang dapat saja mengekspresikan pesan – pesannya secara nonverbal (tidak melalui tulisan atau lisan). Namun, ekspresi secara nonverbal memiliki suatu keterbatasan dalam mengkomunikasikan sesuatu kepada pihak lain.
Komunikasi bisnis yang efektif sangat tergantung pada keterampilan seseorang dalam mengirim maupun menerima pesan. Secara umum, untuk menyampaikan pesan – pesan bisnis, seseorang dapat menggunakan tulisan dan lisan. Sefangkan untuk menerima pesan – pesan bisnis, seseorang dapat menggunakan pendengaran dan bacaan.
2. Komunikasi Nonverbal
Bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi nonverbal (nonverbal communication). Menurut teori antropologi, sebelum manusia menggunakan kata – kata, manusia telah menggunakan gerakan – gerakan tubuh, bahasa tubuh (body language) sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain. Berikut ini adalah lbeberapa contoh perilaku yang menunjukkan komunikasi nonverbal:
 Menggertakkan gigi untuk menunjukkan kemarahan (dalam bahasa jawa disebut getem – getem)
 Mengerutkan dahi untuk menunjukkan seseorang sedang berfikir.
 Gambar pria dan wanita yang dipasang di pintu masuk toilet untuk menunjukkan kamar sesuai dengan jenis kelaminnya.
 Berpangku tangan untuk menunjukkan seseorang sedang melamun.
 Tersenyum dan menjabat tangan dengan orang lain mewujudkan rasa tenang, simpati dan penghormatan.
 Membuang muka untuk menunjukkan sikap tidak senang atau antipasti terhadap orang lain.
 Menggelengkan kepala untuk menunjukkan sikap menolak atau keheranan.
 Menganggukkan kepala untuk menunjukkan tanda setuju atau OK.
 Berbicara dengan mengambil jarak agak menjauh untuk menunjukkan bahwa lawan bicaranya belum dikenall begitu baik (asing).
 Menutup mulut dengan telapak tangan untuk menunjukkan suatu kebohongan.
 Telapak tangan yang terbuka menunjukkan kejujuran.
 Tangan mengepal untuk menunjukkan penuh percaya diri
Dan masih banyak lagi gerakan yang dapat dilakukan untuk komunikasi nonverbal.
Pada umumnya, bentuk komunikasi nonverbal memiliki sifat yang kurang terstruktur yang membuat komunikasi nonverbal sulit untuk dipelajari. Komunikasi nonverbal juga lebih spontan dibandingkan dengan komunikasi verbal dalam penyampaian suatu pesan.

3. Pentingnya Komunikasi Nonverbal
Komunikasi nonverbal sering tidak terencana atau kurang tersruktur. Namun, komunikasi nonverbal memiliki pengaruh yang lebih besar daripada komunikasi verbal. Isyarat – isyarat komunikasi nonverbal adalah sangat penting terutama untuk menyampaikan perasaan dan emosi seseorang.
Salah satu kebaikan komunikasi nonverbal adalah kesahihannya (reliabilitas). Hal ini berkaitan dengan tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap kebenaran pesan – pesan yang disampaikan dengan menggunakan bahasa isyarat.

4. Tujuan Komunikasi Nonverbal
Menurut John V. Thil dan Courtland Bovee dalam Excellence In Business Communications, komunikasi nonverbal mempunyai enam tujuan yaitu:
a. Menyediakan / memberikan informasi
b. Mengatur alur suatu percakapan
c. Mengekspresikan emosi
d. Member sifat, melengkapi, menentang atau mengembangkan pesan – pesan verbal.
e. Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain
f. Mempermudah tugas – tugas khusus

5. Proses Komunikasi
Menurut Courtland L. Bovee dan John V. Thil dalam Business Communication Today, proses komunikasi (communication process) terdiri atas enam tahap:
a. Pengirim mempunyai suatu idea tau gagasan
b. Pengirim mengubah idea menjadi suatu pesan
c. Pengirirm menyampaikan pesan
d. Penerima menerima pesan
e. Penerima menafsirkan pesan
f. Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim